Kostenkalkulation Ihres Messeauftrittes

Was für Kosten kommen eigentlich bei einem Messeauftritt zusammen?


Welche Kosten müssen bei einer Messeplanung beachtet werden?


Messe-Präsentationen liegen branchenübergreifend zeitlos im Trend. Vor allem in Hinblick auf fruchtbare B2B-Kommunikationen. Genau hier sind gut strukturierte Messeauftritte oftmals gar nicht mehr wegzudenken. Auch bei uns in Deutschland. Dabei zeigt der fortlaufende Umsatzanstieg der deutschen Messebranche das starke Potential, welches deutsche Aussteller in Messeauftritten für ihr Unternehmen erkennen. 

Doch wie sieht es eigentlich mit der Kostenkalkulation für einen Messe Auftritt aus? Womit kann, womit muss man im finanziellen Rahmen als "Newcomer" rechnen? 
Insbesondere für die Planung der Erstausstellung bei einer Messe ist es wichtig, die anfallenden Kosten richtig zu kalkulieren. Nur so kann überprüft werden, wann sich die Messeteilnahme rentieren kann. Dabei sollte beispielsweise beachtet werden, dass neben den verhältnismäßig einfach zu kalkulierbaren, fixen Kosten für die Standmiete hohe Nebenkosten anfallen können, die sich zunächst nicht so leicht abschätzen lassen.

Statistiken des AUMA zeigen, dass durchschnittlich die meisten Kosten für den Standbau und ergänzende Dienstleistungen anfallen, gefolgt von der Standmiete inklusive Nebenkosten und den Personalkosten (siehe Grafik). 

Statistiken der deutschen Messebranche von AUMA

Damit Sie Ihren Messeauftritt bestmöglich planen, ihn an Ihr verfügbares Budget anpassen und an den richtigen Stellen sparen können, haben wir von Mydisplays eine detaillierte Auflistung aller anfallenden Kosten sowie Kostenkalkulationen verschiedener Messeteilnahme-Optionen erstellt.


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Messe richtig kalkulieren - Zusammensetzung der Messekosten im Überblick

Wirft man einen detaillierten Blick auf anfallende Messe Kosten, so eröffnet sich zumeist folgendes Bild: 


  • Standplatzgebühr (zusätzlich: Versicherungskosten & Gebühren für Wasser/Strom/Internet/Gema/Ausstellerausweise/Parkscheine/Reinigung)

  • Messestandbau und Messestandausstattung: Anschaffungskosten/Mietkosten (inklusive Transportkosten, Aufbau/Abbau + Abschreibung)

  • Standgestaltungskosten (Informationsmaterial, Dekoration, Give-aways, … )

  • Werbematerialkosten zur Messe

  • Personalkosten für die Standbetreuung und den Standaufbau: Mitarbeiter & Hostessen (Lohnkosten, Wochenendzuschlag, Kleidung)

  • Reisekosten und Hotelkosten für das Standpersonal bzw. Mitarbeitern (Anfahrt, Transfer Hotel/Messe, Unterkunft, Verpflegung)

Wie hoch ist die Standmiete/Standplatzgebühr auf Messen? 

Der Richtwert der Netto Standmiete bei B2B-Messen beträgt 150-200€ pro Quadratmeter. Bei einer Standgröße von 20 Quadratmetern, welche häufig als “Mindeststandgröße” festgelegt ist, liegt die Standmiete dementsprechend zwischen 3.000€ und 4.000€. Die Standmiete kann jedoch auch leicht mehr als 350€ pro qm kosten. Dies ist beispielsweise abhängig von der Größe der Messe und der Lage des Standes innerhalb des Messegebäudes. Außerdem wird für Eck-, Kopf- und Inselstände ein höherer Preis verlangt als für Reihenstände und auch die Dauer der Messe spielt hinsichtlich der Quadratmeter-Bepreisung logischerweise eine große Rolle. Unser Tipp: Nutzen Sie Frühbucher-Rabatte, denn je näher der Messebeginn rückt, desto teurer werden die Standpreise. 

Standgebühren auf der GamesCom

Unter bestimmten Bedingungen lassen sich außerdem mit Kombi-Paket-Angeboten Kosten und Zeit einsparen. Die bekannte Gamescom-Messe bietet beispielsweise ein Kombi-Paket eines Reihenstandplatzes und der Miete eines einfachen Komplettstandes für 256€ pro Quadratmeter an. Vor allem für Erstaussteller, die sich langsam an die Messeteilnahme herantasten und nicht direkt in einen eigenen Messestand investieren möchten, kann ein solches Angebot sehr interessant sein.

Der gängige Netto-Quadratmeterpreis für einen Messestandplatz liegt zwar bei 150 bis 200€, die durchschnittlichen Kosten einer Messebeteiligung betragen nach AUMA allerdings ganze 750 bis 950€. YouTuber “Road to Glory” gibt in einem seiner Videos preis, für den reinen Standplatz auf der FIBO 2019 20.000€, mit der Einrechnung von zusätzlichen Kosten letztendlich jedoch eine Summe von 36.000€ für den Messeauftritt gezahlt zu haben.

Damit Sie während der Planung Ihres Messeauftrittes nicht von unerwarteten Kosten überrollt werden, möchten wir Ihnen genau solche Kosten aufzeigen, die eventuell zusätzlich zur Standmiete anfallen und die die gesamten Messebeteiligungskosten unschön in die Höhe treiben können.

 Anschaffungskosten oder Mietkosten für Messestandbau und Messestandausstattung

Es gibt verschiedene Optionen für Ihren Messestandbau: 

  1. Messestand mieten 

  2. Messestand kaufen, eigenständige Lagerung und eigenständiger Aufbau

  3. Messestand kaufen, Lagerung & Aufbau durch Messebau Firma

Unter welchen genauen Umständen lohnt es sich einen Messestand zu mieten? Wann ist dagegen der Kauf eines persönlichen Messestandes sinnvoller? 
Schauen wir uns zunächst die Kosten von Miet-Messeständen laut Messe1x1 an: 

  • ab 100€/qm: Meist Kabine, Bodenbelag, Sitzgelegenheiten, Tische, Beleuchtung und die Grafik (bei einer Größe von 10-25 qm)

  • ab 150-200 €/qm: Mischung aus System- und individuell gestalteten Standbauelementen; Beleuchtung usw. kann von der Decke abgehängt werden

  • ab 250€/qm: Individueller Messestand in hoher Qualität und mit funktionalem Design 

  • ab 500€/qm: Gilt meist für Doppelstock Mietstände; zusätzlicher Raumgewinn und hohe Aufmerksamkeitsgenerierung 

Zum Vergleich: Ein (individuell bedruckbarer) mobiler Messestand in einer Größe von 21 Quadratmetern kostet bei Mydisplays 2.799,90€. Messestandausstattungs-Komplettsets mit Messetheke, Prospektständer, Textilwerbeträgern etc. können ab 629,90€ erworben werden. Mobile Messestände haben den grundlegenden Vorteil, dass sie einfach zu handhaben sind, simpel montiert werden können und aus diesem Grund keine spezialisierten Messebau-Firmen beauftragt werden müssen. Diese lassen sich für den Standaufbau nämlich gerne bis zu 6.000€ auszahlen.   


Den Messestand besser kaufen?

Vorteile & Nachteile von Messestand mieten vs. Messestand kaufen


Der Kauf eines Messestandes lohnt sich vor allem dann, wenn Sie über ausreichend Platz zur Lagerung des Messestandes verfügen und Ihr Unternehmen plant, auf mehreren Messen innerhalb eines Jahres auszustellen. 

Denn: in diesem Fall fallen die Kosten für den Messestand pro Messeteilnahme langfristig geringer aus, wenn der Stand gekauft und nicht gemietet wird. Zwar lässt sich beim Messestandbau einiges an Kosten einsparen, jedoch ist eine ansprechende Optik und Funktionalität Ihres Messestandes entscheidend, damit Sie Kunden anlocken. So kann eine ansprechende Sitzecke z.B. dazu einladen, maximale Zeit an Ihrem Stand zu verweilen und sich zeitgleich mit Informationen und Give-aways o.ä. versorgen zu lassen.

Optimalerweise sorgen Sie zum Zwecke der Aufmerksamkeitsgenerierung zudem für ein Höchstmaß an Individualität, beispielsweise indem Sie Ihren Messestand vollflächig mit Ihrem individuellen Design bedrucken lassen.


Vorteile und Nachteile von Messestand mieten oder kaufen

Hier finden Sie eine Auswahl an unseren Messe-Produkten

Was zahlt man für einen Messestand? Kosten für Werbematerial beachten

Messebesucher zählen normalerweise zur direkten Zielgruppe Ihres Unternehmens. Besonders wichtig ist es deswegen, sie mit ausreichend Informationsmaterial auszustatten. Zu diesem Zwecke bieten sich verschiedene Werbemittel an (z.B. Flyer, Poster, Give-aways). Dabei sollte nicht gespart und ein Werbebudget von mindestens 500€ einkalkuliert werden. 

Neben den Kommunikationsmitteln können Sie (auch schon im Vorhinein) mithilfe von großflächigen Plakaten auf die Teilnahme an der Messe und Ihren Messestand aufmerksam machen. Diese Werbeflächen sind jedoch meist äußerst kostspielig und lassen sich bei der bekannten Gamescom-Messe beispielsweise zwischen 4.000€ und 45.000€ kosten.


Personalkosten bei einem Messe Auftritt - Womit muss man rechnen?  

Grundsätzlich können Personalkosten mit 250€/Mitarbeiter/Tag sowie 150€/Hostess/Tag kalkuliert werden. Die An- und Abreise gilt dabei nicht als Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer mit Bus und Bahn anreist und die Zeit während der Fahrt frei gestaltet werden kann. 

Neben den Arbeitszeiten an reinen Ausstellungstagen machen die Vor- und Nachbereitung einen großen Anteil der Personalkosten aus. Je nach Aufwand sollten für die Vorbereitung für einen kleineren Messeauftritt beispielsweise circa 5 Personentage und für die Nachbereitung circa 2 Personentage eingerechnet werden. Bei einer Pauschale von 250€/Mitarbeiter/Tag und 150€/Hostess/Tag ergibt sich eine Aufsummierung von 1.750€.

Messe Teilnahme richtig kalkulieren - Wie hoch sind Reisekosten & Hotelkosten bei Messen 

Übernachtung, Verpflegung und Reisekosten nehmen nach AUMA durchschnittlich 23,4% der gesamten Messeausgaben ein. Dabei berechnet sich die Verpflegungspauschale folgendermaßen: 12€/Person bei einer Abwesenheit von Zuhause von bis zu 8 Stunden (Anreise & Abreise also mit eingeschlossen) und 24€/Person bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden pro Tag.


Kostenvergleich Messestand: Kostenpläne verschiedener Design- und Größen-Optionen der Messestände

Puh! Ganz schön viele Informationen und Zahlen. Doch mit welchen Kosten kann dann unter dem Schnitt tatsächlich gerechnet werden? Wir haben beispielhafte Kostenpläne erstellt: für einen kleinen Messeauftritt (10 qm) mit einem vergleichsweise kleinem Designaufwand, einem mittleren Messeauftritt (20 qm) mit einem mittlerem Designaufwand und einem großen Messeauftritt (> 40 qm) mit einem vergleichsweise hohem Designaufwand (sowie vorteilhafterer Platzierung innerhalb des Messegebäudes). Dabei wird davon ausgegangen, dass der Messestand bei dem kleinen Messeauftritt gemietet, und bei dem mittleren sowie dem großen Messeauftritt ein eigener Messestand verwendet wird.

Kostenartklein (€)mittel (€)groß (€)
Grundkosten


Standmiete200040008000
Energieversorgung100250500
Andere Grundkosten (Parkscheine, Ausstellerausweise, Service etc.) 300350400
Standbau-/-Ausstattung


Standbau (u.a. Aufbau / Abbau) 2500- (da durch eigene Mitarbeiter)
- (da durch eigene Mitarbeiter)
Standausstattungim Standbau inklusive8002000
Standgestaltung5001000 2000
Abschreibung-170300

Standservice / Kommunikation 




Lohnkosten Hostessen etc. 150 (1)300 (2)600 (4)
Werbematerial / Kommunikation50015003000
Personal-/Reisekosten 


Personalkosten Mitarbeiter 75025003500
Hotel - & Reisekosten 1006001000
Verpflegungskosten 42240384
Gesamtkosten6942€11710€21684€

Die Kostenpläne können zur ersten Orientierung herangezogen werden, ersetzen jedoch nicht die umfangreiche und individuelle Kostenkalkulation Ihres spezifischen Messeauftrittes.


Steuerabsetzung bei Messe Auftritten: Abzugsfähige Messe Ausgaben nicht vergessen

Zu den abzugsfähigen Ausgaben zählen Personal- & Reisekosten, Nutzungskosten, Gewinnspielkosten, Standaufbaukosten und sogar Kosten für die Platzmiete, welche teilweise zurück beansprucht werden können.

Fazit - So viel kostet eine Messe Teilnahme

Die Messeteilnahme ist mit einigen fixen, aber auch variablen Kosten verbunden. Planen Sie am Besten mithilfe einer umfangreichen Checkliste und entscheiden Sie sich für einen persönlichen Messe Auftritt, der Ihre individuelle Handschrift trägt. Je nach vorhandenem Budget und Anspruch stellt Ihnen unser Online Katalog den garantiert passenden Messestand inklusive Digitaldruck zur Seite. All unsere Messestand-Angebote lassen sich modular erweitern, beispielsweise auch um Digital Signage Systeme für die zeitgemäße Display-Werbung. Gerne beraten wir Sie bei Fragen bezüglich des Kaufes und der Gestaltung Ihres einzigartigen Messestandes beziehungsweise Ihrer erforderlichen Messeausstattung. Kontaktieren Sie uns einfach!