Ihre Messeplanung Checkliste – Messeauftritt planen

So bereiten Sie sich perfekt auf Ihren wichtigen Messeauftritt vor

Die Pandemie hat viele Branchen ordentlich durchgeschüttelt. Doch eines ist klar: Auch Präsenz-Messen werden ihr fulminantes Präsenz-Comeback feiern! Umso sinnvoller, sich möglichst frühzeitig auf den kommenden ReStart ins Messe-Geschäft vorzubereiten.
Denn kurz vor einem Start in eine neue Messesaison wird es oftmals stressig und wuselig. Schließlich verlangt ein erfolgreicher und nachhaltiger Messeauftritt nach einer ebenso strukturierten Messeplanung im Vorfeld. Die Planung einer Messe kann dabei eigentlich nie früh genug beginnen, denn es gibt viele Komponenten, die man unbedingt beachten sollte.

Doch wie genau sollte eine erfolgreiche Messe-Präsentation nun umgesetzt werden? Welche Aspekte sind bei der Planung zu berücksichtigen, welche bei der Durchführung einer Messe? Wie sieht es mit der Nachbereitung eines Messeauftritts aus? Wir haben ein paar hilfreiche Tipps für eine durchdachte Messeplanung zusammengestellt.

Was bringt ein Messeauftritt? Warum Messeauftritte sinnvoll sind

Möchte man als Unternehmen möglichst vielerlei Kommunikationskanäle bedienen, so ist auch noch heutzutage ein stimmiger Messeauftritt unabdingbar. Auf Messen treten Firmen in den direkten Austausch zu potentiellen Kunden und präsentieren ihre wichtigen Produkte als auch Dienstleistungen direkt am Mann. Der direkte Kontakt zum Kunden ist nach wie vor ein wichtiges Marketinginstrument, das auch zukünftig an Bedeutung gewinnen wird.

Ein kreativer Messeauftritt bringt jedoch auch andere Vorteile mit sich. Beispielsweise eine Neukundengewinnung, Steigerung der Bekanntheit, ansprechende Produkt-Präsentation oder auch Imageverbesserung einer Firma. Messeauftritte sind und bleiben von enormer Wichtigkeit für Unternehmen.
Doch wie muss ein Messestand eigentlich gestaltet werden, um von möglichst vielen Interessenten wahrgenommen zu werden? Und was ist bei Messeplanung und der Erarbeitung eines Messekonzeptes zu beachten?

Wie plant man einen Messeauftritt? Hilfreiche Tipps und Tricks

Sie möchten Ihr Unternehmen oder auch Ihr Produkt auf einer anstehenden Messe ansprechend in Szene setzen? Prima! Doch zugleich werden eine Reihe wichtiger Fragen ersichtlich: Wann muss ich mit der Planung einer Messe beginnen? Was kostet ein Messeauftritt? Wie sieht es mit der Durchführung oder der Nachbereitung einer Messe aus? Mydisplays hilft!

Was ist bei der Messeplanung und der Erarbeitung eines Messekonzeptes zu beachten?
 Was ist bei der Messeplanung und der Erarbeitung eines Messekonzeptes zu beachten?

1. Anfangsphase: So geht Messe planen

Je früher Sie sich mit Ihrem wichtigen Messeauftritt auseinandersetzen, umso besser. Rund 1 Jahr im Voraus, im Normalfall, sollten Sie daher in die thematische und strategische Messeplanung einsteigen. Stellen Sie einen Überblick über die wichtigsten Fachmessen auf und beziehen Sie eine ungefähre Ressourcen- und Budgetplanung mit in Ihre Überlegungen ein. Vergeben Sie die Projektentwicklung und legen Sie einen Verantwortlichen für Ihren stimmigen Messeauftritt fest. Stellen Sie anschließend ein schlüssiges Messekonzept für die Gestaltung Ihres bedruckten Messestands auf und denken Sie auch bereits an die Umsetzung.

2. Budget planen und Messe buchen

Eine der entscheidendsten Fragestellungen ist sicherlich die nach dem vorhandenen Budget. Wie viel Geld möchten Sie in Ihren Messeauftritt investieren? Ein Budgetplan hilft hier! Hier sollten alle Kosten aufgeführt werden, die im Verlauf einer Messe-Präsentation anfallen.


  •  Standortmiete und damit verbundene Ausgaben (Entsorgung, Wasser, Strom etc.)

  •  Kosten für das Design und auch den Aufbau Ihres individuellen Messestands

Mydisplays hat bereits komplett fertige Messestände inklusive Faltdisplay, Theke und Beleuchtung im Sortiment. Die bedruckbaren Messestände können allesamt natürlich um weitere Werbeträger oder auch digitale Werbesäulen ergänzt werden. Alle Werbeelemente mit Druck und Tragetasche.

  • Kosten für die Verpflegung Ihres Messepersonal vor Ort als auch Kommunikationsmittel wie Flyer, Broschüren, Geschenkartikel und weiteres

  • Kosten für den Transport Ihrer durchdachten Messestand-Elemente

  • Reise- und Personalkosten (externe Kollegen, Hotelunterbringung, etc.)

  • Andere Kosten (Schulung des Teams, unvorhersehbare Aspekte, etc.)

Schieben Sie die Buchung Ihres Messe-Standortes nicht zu lange vor sich her und achten Sie auf mögliche Stornierungsbedingungen und Hygiene-Regeln vor Ort. Seit der Pandemie wissen wir, wie schnell man doch auf sich verändernde Situationen reagieren muss.
Je nach Lage des Stands müssen Sie einen Reihen- oder auch Eck-Messestand kaufen. Mydisplays bietet Ihnen aber auch Insel-Messestände inklusive individuellem Druck an. Haben Sie die entsprechende Bestätigung final vorliegen, so steht die Buchung eines Hotels sowie der Transport zur und von der Messe an vorderste Stelle auf Ihrer to-do-Liste. Auch hier sollten Sie ein Backup einplanen, falls die Veranstaltung doch nicht wie gewohnt stattfinden kann. Zudem sollten Sie die Hygienevorschriften von Hotel und Transportdienstleister auf dem Schirm behalten.

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3. Durchführung und Kommunikation Ihres Messeauftritts

Die nächste Zeit sollte im Zeichen Ihrer Messestand-Gestaltung stehen. Mydisplays stellt Ihnen hierbei ein großes Sortiment an frei gestaltbaren Werbeträgern für einen individuellen Messeauftritt zur Verfügung. Persönlich bedruckte Reihen-Messestände mit Logo, ein Eck-Messestand mit Bildmotiv, ein Insel-Messestand mit Durchgangsbogen, Licht und Digital Signage Säule? Alles ist machbar, alles ist bereits inklusive Digitaldruck! Aktuell bieten wir Ihnen auch attraktive Messe Bundle Sparpakete an, mit denen Sie, im Vergleich zur Einzelorder der Systeme, ordentlich sparen können.

Kümmern Sie sich dazu auch um wichtige Prints wie Flyer und Imagebroschüren sowie Werbegeschenke wie Kugelschreiber oder Einkaufschips und bauen sie all jene Materialien mit ins Messekonzept ein.
Ihre Gäste informieren sich gerne an Ihrem Stand, greifen bei kostenlosem Werbematerial nur zu gerne zu. Damit bleiben Sie nachhaltig in Erinnerung.

Ihr Messeauftritt – an alles gedacht? Messestand, Displaysysteme, Infomaterial, Digitale Medien

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4. Ihr einzigartiger Messeauftritt vor Ort

Fahren Sie frühzeitig los und reisen Sie möglichst früh an. Vergessen Sie Ihre wichtigen Dokumente, Ausstellerausweise oder Fragebögen für die Besucher nicht. Steuern Sie den korrekten Aufbau Ihrer Messestand-Elemente mit Druck und richten Sie ThekenWerbesäulen oder Sitzgelegenheiten aus.

Ist die Messe-Veranstaltung gestartet, suchen Sie offensiv den Kontakt zu potentiellen Neukunden oder treuen Stammkunden. Netzwerken Sie und kommen Sie mit anderen Ausstellern ins Gespräch. Zusammen profitieren Sie vom Wissen des jeweilig anderen. Sollte mal etwas schieflaufen, bewahren Sie in jedem Fall Ruhe. Fehlen beispielsweise die Visitenkarten, so bieten Sie Ihrem Gesprächspartner an, ihm direkt eine Mail mit allen nötigen Kontaktdaten zu schicken. Sind keine Getränke oder Werbegeschenke mehr da, bieten Sie dem Interessenten direkt einen Termin in Ihrer Firma oder Ihrem lokalen Geschäft an.

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Ob klassisches Rollup-Display, Fahnen, Sitzmöbel oder hochwertige Digital-Signage-Systeme für Ihren Stand - alles ist machbar!

5. Abschlussphase: Die Nachbereitung einer Messe

Nach der Messe ist vor der nächsten Messe. Aber gönnen Sie sich einen kurzen Moment des Verschnaufens und lassen Sie Ihre Erfahrungen Revue passieren. Wie verhält es sich mit den tatsächlichen und anvisierten Kosten? Wurden Ihre Ziele überdies erreicht? Wie hat sich die Pandemie auf das Messe-Geschehen ausgewirkt? Wurden Hygiene-Vorschriften eingehalten? Was lief gut, wo müssen Sie zukünftig nachschärfen? Holen Sie Rückmeldungen vom Messeteam ein und werten Sie Ihre Besucherfragebögen aus. Recht zeitnah sollten Sie sich auch bei allen neuen Kontakten melden. Nutzen Sie dafür einen persönlichen Anruf, Mails und Briefe gehen schnell unter. Damit signalisieren Sie nachhaltiges Interesse!
Und nun? Der nächste Messeauftritt wartet sicherlich schon darauf, kompetent von Ihnen geplant zu werden.


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